Gestão do tempo: o que é, suas vantagens e como colocá-la em prática

A gestão do tempo deixou de ser uma disciplina de controle e passou a ser fundamental para o equilíbrio, tanto na vida pessoal, quanto na profissional.

Usar ferramentas adequadas de gestão do tempo promove melhor qualidade de vida, relacionamentos mais saudáveis e maior produtividade. Agora, imagine a importância que isso tem dentro de uma empresa. 

Por essa razão, vamos destacar aqui tudo o que há de mais relevante sobre gestão do tempo no trabalho. Acompanhe!

Pense no tempo como um valor. Se você souber usá-lo de forma planejada, assim como deve ser com valores monetários, verá que no final do dia, da semana ou do mês terá feito todas as tarefas necessárias e ainda terá ficado com tempo livre — um valor importantíssimo — para relaxar. Já se você fizer as tarefas aleatoriamente, irá constatar que, com o mesmo número de horas, faltará tempo para cumprir todos os itens da sua agenda.

Como você vê, a gestão do tempo não é difícil de entender, mas sim de praticar. O ditado que diz que “tempo é dinheiro” está correto, especialmente em uma organização. E a gestão do tempo é isso: otimizar o tempo que você tem para fazer mais e melhor.

Em uma reflexão sobre a importância da gestão do tempo, o professor, escritor e consultor administrativo Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, disse:

 “O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado,  nada mais pode ser gerenciado” 1 .

Esse pensamento demonstra como o tempo pode escorrer por nossos dedos e nos impedir de atuar com eficiência, se não soubermos usá-lo de maneira planejada.

Ao trazermos essa realidade para dentro de uma organização, em que o aproveitamento do tempo é vital, podemos entender por que é tão importante usar estrategicamente a gestão do tempo. Sem ela, não é possível cumprir prazos nem alcançar metas. 

Você com certeza já intuiu o que tem de positivo em gerenciar criteriosamente seu tempo, mas é importante reforçar tudo o que tem a ganhar quando traz a gestão do tempo para o dia a dia da empresa onde trabalha. Confira!

Valorização profissional: saber gerir o tempo com eficiência, priorizando as tarefas mais relevantes, é uma qualidade bastante apreciada no ambiente corporativo e uma via segura para trilhar o caminho do sucesso.

Aumento da produtividade e da eficiência: quando seus horários são bem administrados, você produz mais, com maior tranquilidade, e ainda tem tempo para aproveitar boas oportunidades quando elas aparecem. 

Mais projetos realizados em menos tempo: o gerenciamento eficaz do tempo é o melhor aliado para alcançar mais rapidamente seus objetivos.

Redução do estresse: um cronograma para saber quanto de tempo deve ser despendido em cada tarefa é sinônimo de redução da ansiedade e, portanto, do estresse.

Aumento do tempo livre: quem sabe estabelecer o que deve ser feito em primeiro lugar conclui antes e fica com tempo para usar como quiser, seja um hobby, seja uma atividade para investir ainda mais no sucesso profissional.

Essa é a palavra-chave de quem quer usar bem o tempo. Para isso, estabeleça com antecedência e por ordem de prioridade quais são as atividades que precisam ser executadas e quanto tempo deve ser alocado para cada uma. Lembre-se ainda de que, antes de passar para a tarefa seguinte, é preciso concluir a que começou e dar um “check” no que for terminando. Por último, e não menos importante, faça tudo que for preciso para cumprir os prazos que estipulou.

Ter clareza sobre as metas que você quer atingir não só ajuda a otimizar o tempo como também evita desperdiçá-lo nas idas e vindas que as ações não planejadas geram. Mas lembre-se: também é importante definir metas que sejam possíveis de alcançar. Caso contrário, você irá perder todo o tempo que usou dedicando-se a um projeto cujos desafios não conseguiu vencer.

Você mais do que ninguém deve ser capaz de avaliar o prazo que irá levar para concluir uma tarefa específica. Ferramentas de produtividade podem ser de grande ajuda neste caso. Use-as e fique atento para, de preferência, terminar a tarefa antes do prazo final.

Analise o que tem para fazer e coloque as tarefas mais importantes ou urgentes em primeiro lugar. A partir daí, trace um planejamento diário levando em consideração as tarefas por ordem de importância e tempo para sua execução.

Esqueça a ideia de que precisa “abraçar o mundo com as mãos”. Essa é uma atitude perigosa, que pode levar você a acumular tarefas que não terá tempo para entregar com qualidade. Então seja honesto com você mesmo e entre em consenso com quem faz parte da sua equipe para que as tarefas sejam distribuídas com critério.

A dispersão é uma grande inimiga do tempo. Gastar um dia todo em tarefas que poderiam ser realizadas em poucas horas geralmente acontece quando você se deixa distrair pelo que está acontecendo ao redor. Ou mesmo interrompe o que está fazendo para iniciar uma outra tarefa. Dessa maneira, você nunca conseguirá otimizar seu tempo. Comece uma tarefa e vá até o fim antes de pensar em qualquer outra coisa.

Se perceber que uma reunião, além de ser pouco produtiva, irá roubar um tempo precioso para o que você tem de fazer, use sua diplomacia e tente ficar de fora.

Como tudo na vida, aprender a fazer uma gestão eficiente do tempo é uma questão de hábito. Quanto mais você praticá-lo observando os pontos que indicamos aqui, maior será seu ganho de tempo e, consequentemente, mais bem-sucedido você será na sua vida profissional.

Sabia que existem ferramentas que podem ajudá-lo a gerir melhor seu tempo? Fale com um dos especialistas da Kaptiva e fique por dentro de recursos que podem levar você a fazer mais em menos tempo.

1 DRUCKER, Peter. The Effective Executive , New York, NY: Harper & Row, 1967.